اگر شما هم از خدمات هوشمند یک شرکت به صورت دائم و حرفهای استفاده میکنید به احتمال زیاد عبارت SLA را شنیدهاید. شاید هم بارها برای شما این پرسش پیش آمده که چطور باید حقوقتان را پیگیری کنید. شاید هم کسب و کار کوچک (یا بزرگی) دارید که نیاز به بستن قرارداد با یک شرکت ارائهدهنده خدمات پستی دارد. در این صورت، در این مطلب با تاپین بلاگ همراه باشید.
خلاصه مطلب
ToggleSLA چیست؟
هر کسبوکار و سازمانی که بهنوعی با تکنولوژی سروکار دارد، بیشک میداند SLA چیست. SLA سرواژه عبارت انگلیسی Service Level Agreement است. این عبارت به معنی توافقنامه سطح خدمات است. یک طرف این قرارداد شرکت سرویسدهنده خدمات فناوری اطلاعات و طرف دیگر مشتری حقیقی یا حقوقی این خدمات است.
در چنین توافقنامهای معمولاً سطح کیفیت خدمات ارائه شده بررسی میشوند. در مورد مشکلات احتمالی، نحوه و سرعت رفع آنها نیز مفادی ذکر میشود. از طرفی جریمهای نیز برای تخطی از این تعهدات تعریف میشود.
کاربرد SLA
اکثر شرکتها و ارائهدهنده خدمات از نرمافزاری برای مدیریت خدمات الکترونیکشان استفاده میکنند. برای مثال بانکها از نرمافزارهای همراه بانک استفاده میکنند. ادارهی پست سایتی برای رهگیری مرسولههایش دارد. در همه این موارد، شرکت مربوطه بخشی برای ارائه خدمات فناوری دارد.
بخش آیتی مسئول رسیدگی به شکایات و درخواستهای مشتریان است. سرعت رسیدگی به این موارد اهمیت زیادی دارد. قوانین و مقرراتی که دررابطهبا این مسئولیتها وجود دارند در قالب SLA تعریف میشوند.
معیارهای بررسی SLA
برای بررسی پایبندی به SLA و خطاهای احتمالی، باید از یک نرمافزار مدیریت آن استفاده کرد. در حقیقت بدون استفاده از نرمافزار اصلاً امکانپذیر نیست. برای مثال یکی از مواردی که در توافقنامه سطح خدمات مطرح میشود سرعت رسیدگی به درخواستهای مشتریان است.
برای بررسی پایبندی کارکنان به این موردی، مواردی باید اندازهگیری شوند. مثلاً زمان دقیق ثبت درخواست و امکان محاسبهی دقیق آن. یا تعیین زمان دقیق پاسخگویی. چنین مواردی ایجاب میکنند یک نرمافزار قوی مدیریت SLA را عهدهدار شود. مواردی همچون محاسبهی جریمهها در صورت تخطی یا تعریف انواع SLA و درجه اهمیتشان به این نیاز دامن میزنند.
SLA و نقش آن در فروش
SLA یا توافقنامه سطح خدمات تعیین میکند هر مشتری میتواند چه انتظاراتی از فروشنده داشته باشد. در این توافقنامه مجازات تخطی از این تعهدات نیز تعریف میشوند. باتوجهبه این نکات میتوان دید که این توافقنامه در قراردادهای فروش تا چه میزان حائز اهمیت هستند.
برای روشنتر شدن موضوع یک مثال میزنیم. در SLA شرکتهای خدماتی ارائهدهنده پهنای باند اینترنتی، ۹۹.۹۹ درصد دسترسی به شبکه را تضمین میکنند. یعنی سالیانه چیزی در حدود ۵ دقیقه و ۱۵ ثانیه دسترسی وجود نخواهد داشت. در توافقنامه بیان میشود اگر این میزان دسترسی محقق نشود، شرکت طرف قرارداد موظف به کاهش مبلغ پرداختی است. مقیاس این کاهش نیز در همان قرارداد تعیین میشود.
اهمیت وجود SLA
SLA برای هر قرارداد فروش لازم است. این قرارداد حقوق قانونی طرفین قرارداد را تعیین و تعریف میکند. در صورت نبود SLA امکان بروز سوءبرداشت و شبهات در قرارداد بسیار زیاد میشود.
اکثر مواقع خود ارائهدهندگان خدمات، توافقنامه مناسب خدمات خود را ارائه میدهند. گاهی نیز هر فروشنده خدمات متناسب با نوع خدمات و هزینههای آن چندین SLA تعریف میکند.
مفاد SLA
در هر توافقنامه سطح خدمات دو بخش مهم وجود دارد: نوع خدمات و مدیریت آنها.
۱٫خدمات
در مورد خدمات موارد زیر باید مطرح شوند:
- تعریف خدمات ارائهشده
- شرایط دسترسی به آنها
- پنجرهی زمانی تعریف شده برای هر خدمت خاص
- مسئولیت هر یک از ارائهدهندهها و مشتری خدمات
- هزینههای این خدمات
۲٫مدیریت
در مورد مدیریت خدمات عناصر زیر مطرح میشوند:
- تعریف استانداردهای سطح خدمات و معیار اندازهگیری آنها
- فرایندهای بازرسی و گزارش
- روند حل اختلاف
- تعریف جریمهها و راههای جبران خسارت
- سازوکارهای بهروزرسانی توافقنامه
بند جبران خسارات در SLA
در هر توافقنامه سطح کیفیت باید بندی در مورد نحوهی جبران خسارات وارده ذکر شود. در این بند از این توافقنامه قانونی ارائهدهنده تعهد میدهد در صورت نقض قرارداد غرامت پرداخت کند.
غرامت در این زمینه به معنای پرداخت هزینههایی است که مشتری به علت تخطی فروشنده از ضمانتهایش متحمل شده است. البته امکانش وجود دارد که این بند در SLA ذکر نشود. در این صورت از مشاور حقوقی خود بخواهید با طرف قرارداد مذاکره کند.
ارزیابی سطح خدمات با SLA
آمار مربوطه معمولاً از طریق یک درگاه آنلاین در دسترس عموم قرار میگیرند. از طریق همین آمار است که مشتریان میتوانند پایبندی فروشنده به SLA را چک کنند. بهخاطر ماهیت SLA معمولاً این توافقنامه برونسپاری شده به شرکت یا شخص ثالث سپرده میشود.
انواع توافقنامه سطح خدمات
سه نوع اصلی توافقنامه سطح خدمات تعریف شده است:
- خدمات محور
- مشتریمحور
- چندسطحی
توافقنامه خدمات محور چیست؟
در این نوع SLA خدمات ثابتی برای همهی مشتریان تعریف میشود. استاندارد این خدمات نیز مشخص و ثابت است. مثلاً شرکت پست برای همهی مشتریهایش یک خدمت ثابت و مشخص ارائه میدهد.
توافقنامه مشتریمحور چیست؟
این توافقنامه برای هر مشتری متفاوت تنظیم میشود. در این توافقنامه همهی خدمات موردنیاز یک مشتری خاص پوشش داده میشود. برای مثال شرکت پست با یک شرکت قرارداد میبندد و تمام انواع نقلوانتقال مشتریهایش را برعهده میگیرد.
توافقنامه چندسطحی چیست؟
این توافقنامه انعطاف بیشتری دارد. در این قرارداد مشتری میتواند بنا به احتیاج خود قرارداد مناسبی تنظیم کند. خود این سطح به سه نوع شرکتی، مشتری و خدماتی تقسیم میشود.
سطح کیفیت خدمات پستی چگونه ارزیابی میشود؟
تاریخچه SLA شرکت پست
شرکت پست نیز همانند دیگر سرویسهای ارائهدهنده خدمات، توافقنامه سطح کیفیت یا SLA دارد. در سال ۱۳۹۳ کمیسیون تنظیم مقررات ارتباطات تنظیم توافقنامه برای شرکت پست را در دستور کار قرار داد. هدف این کار، شفافسازی خدمات ارائهشده توسط شرکت پست و رعایت حقوق مشتریان بود.
طبق این قانون، شرکتهای ارائهدهنده خدمات پستی موظفاند سامانهای برای اندازهگیری معیارهای اندازهگیری سطح کیفیت ارائه دهند. معیارهایی همچون مدتزمان ارائه خدمت، نحوهی پیگیری و ثبت شکایات که در SLA درج شدهاند.
اولین سازمانی که موظف به اجرای این قانون شد، ادارهی پست ملی بود. در همین راستا سامانهی مدیریت بستههای پستی شرکت ملی پست ایران راهاندازی شد. اکنون تمام شرکتهای فعال در زمینهی پستی، با ارائه خدمات هوشمند پستی به SLA پایبند هستند.
خدمات هوشمند پستی
در زیر نمونههایی از خدماتی که شرکت پست مطابق با SLA ارائه میدهد را برمیشماریم:
- امکان رهگیری و پیگیری مراحل خدمات پستی
- ارائه برنامههایی مثل پست پیشتاز یا مرسولات بیمهشده یا پستهای VIP مطابق با نیاز مشتری
- ثبت درخواستها و رهگیری همزمان مرسوله از طریق درگاههای آنلاین
- امکان انتخاب بین پست اکسپرس و عادی و غیره، محاسبه وزن و نوع بستهبندی و محاسبه قیمتها بر اساس آن
- اپلیکیشن خاص شرکتهای پستی و دسترسی سریع به اخبار
بررسی کیفیت خدمات پستی
برای بررسی سطح کیفیت خدمات ارائه شده، روشهای متفاوتی وجود دارد. بعضی از این روشها برای ما آشنایند. روشهایی مثل پرسشنامه، امتیازدهی پس از ارائه خدمات، پرسشهای آنلاین در درگاه ارائه خدمات، امتیازدهیهای درون برنامهای ازایندست هستند.
در مراحل پیشرفتهتر نیز از برنامههای حرفهای مدیریت SLA استفاده میشود که هر شرکت ارائهدهنده خدمات پستی مدل مربوط به خود را دارد.
مفاد توافقنامه سطح خدمات ادارهی پست
تعاریف ابتدایی:
در توافقنامههای سطح خدمات پستی ابتدا یکسری عبارات تعریف میشوند. این عبارتها اصطلاحاتی هستند که توافقنامه SLA بر اساس آنها تنظیم میشود. در بندهای مختلف این توافقنامه بارها با نام این عبارتها روبهرو میشویم. بعضی از مفاهیم کلیدی تعریف شده را در ادامه نقلقول میکنیم.
کمیسیون:
کمیسیون تنظیم مقررات ارتباطات
سازمان:
سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیوئی
خدمات پستی:
هرگونه خدمات ارتباطی که دارای حداقل یکی از فرایندهای، قبول تجزیه و آمادهسازی مبادله و رهسپاری و توزیع مرسوله پستی باشد.
خدمتدهنده:
ارائهدهنده خدمات پستی دارای پروانه فعالیت از سازمان
خدمت گیرنده:
گیرنده خدمات پستی
خدمات عادی:
خدماتی که فرایندهای عملیاتی آن بدون ثبت انجام میپذیرد و در زمان توزیع مرسوله از گیرنده رسید دریافت نمیشود. در خدمات عادی ممکن است در مرحله قبول به فرستنده گواهی تحویل داده شود.
خدمات ثبتی:
خدماتی که در فرایند قبول به متقاضی دریافت، خدمت رسید داده میشود و در مراحل انجام فرایندهای عملیاتی این خدمت شماره مرسوله بر اساس نظامهای موجود دستی و یا الکترونیکی ثبت و مسیر طی میشود. سرنوشت این خدمت قابلردیابی و پیگیری است و در توزیع نیز از گیرنده رسید دریافت میشود. خدمات ثبتی شامل خدمات سفارشی پیشتاز و ویژه است.
خدمات پستی داخله:
خدمات پستی که مبدأ و مقصد آنها در قلمرو جمهوری اسلامی ایران باشد.
خدمات پستی خارجه:
خدمات قبول و ارسال مرسولات پستی به مقاصد خارج از کشور و خدمات رهسپاری تجزیه و توزیع در مرسولات وارده از خارج به کشور که به خدمت گیرندگان در قلمرو جمهوری اسلامی ایران ارائه میشود
موافقتنامه سطح خدمات یا SLA:
قراردادی بین خدمت دهنده و خدمت گیرنده بهمنظور تضمین پارامترهای کیفیت خدمات تعیین شده شامل کیفیت سطح خدمات نحوه اندازهگیری تخطی از سطح خدمات و ضمانتنامههای اجرایی آن.
حق برداشت ویژه یا SDR:
سبدی از ارزهای معتبر خارجی که نرخ آن از سوی بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران تعیین و اعلام میشود.
روز:
روز قبول مرسوله تا قبل از ساعت جمعآوری مرسولات
مدت سیر:
زمان سپری شده از لحظه قبول مرسوله از خدمت گیرنده در مبدأ تا لحظه تحویل آن در مقصد.
مطالبه نامه:
درخواست کتبی خدمت گیرنده برای تعیین سرنوشت مرسوله پستی
غرامت:
غرامت آن چه بابت جبران خسارات ناشی از عدم ایفای تعهد توسط خدمت دهنده به خدمت گیرنده پرداخت میشود.
غرامت عمومی:
غرامتی که به کلیه مرسولات پستی (بهاستثنای مرسولات عادی بدون گواهی) تحویل در صورت فقدان یا آسیبدیدگی محتوای فیزیکی مرسوله پرداخت میشود.
در صفحه دوم توافقنامه سطح خدمات جدولی وجود دارد که تعرفه غرامت تأخیر را مشخص میکند. این تعرفهها برای انواع مختلف خدمات پستی (خدمات عادی، پیشتاز، ویژه) متفاوت است.
بیمه پستی:
بیمه مرسولات پستی در سه سطح:
الف) بیمه عمومی:
مبلغی که خدمت گیرنده با پرداخت آن مرسولات (بهاستثنای مرسولات عادی بدون گواهی) خود را در برابر هرگونه آسیبدیدگی محتوای فیزیکی یا مفقود شدن تمام یا بخشی از آن بیمه میکند.
ب) بیمه باارزش اظهار شده:
مبلغی معادل درصدی از مبلغ اظهار شده از سوی خدمت گیرنده که باتوجهبه نوع خدمت و مرسوله و با پرداخت اختیاری آن از سوی خدمت، گیرنده مرسوله در برابر هرگونه آسیبدیدگی محتوای، فیزیکی مفقود شدن تمام یا بخشی از آن بیمه میشود.
پ) بیمه خاص:
مبلغی که به درخواست خدمت گیرنده و با توافق خدمت دهنده برای شرایط خاص مدنظر قرار میگیرد و مرسوله را در برابر هرگونه آسیبدیدگی محتوای فیزیکی و مفقود شدن تمام یا بخشی از آن بیمه میکند.
حوادث غیرمترقبه:
شرایطی نظیر آتشسوزی، سیل انفجار زلزله یا هر دلیل دیگری خارج از کنترل خدمت دهنده.
ممنوعات پستی:
هر شئی که بر اساس مقررات اتحادیه جهانی پست و همچنین قوانین و مقررات داخلی کشور، قبول و ارسال آن از طریق پست دارای منع قانونی باشد و یا بیم خطر و آسیبرسانی به افراد و یا سایر مرسولات پستی از آن برود.
غرامت تأخیر:
درجهبندی انواع خدمات پستی داخله بر اساس سرعت تحویل مرسوله و غرامات تعیین شده در صورت عدم ایفای تعهدات که در موافقتنامه سطح خدمات باید رعایت شود طبق جدول زیر تعیین میشود.
غرامت تأخیر با غرامت آسیبدیدگی و مفقودی تفاوت دارد.
غرامت آسیبدیدگی و مفقودی:
در صورت آسیبدیدگی و یا مفقود شدن مرسولات خدمت دهنده موظف است نسبت به پرداخت غرامت به خدمت گیرندگان به شرح زیر اقدام کند:
مرسولات داخله:
*به مرسولات قبول شده عادی بدون گواهی تحویل در صورت مفقودی و یا آسیبدیدگی محتوای، فیزیکی غرامت تعلق نمیگیرد. این رویه در مورد مطبوعات کیسههای M و سایر مرسولاتی که با این خدمت و رویه مزبور ارسال میشوند نیز جاری است.
*به مرسولات قبول شده در خدمات عادی درصورتیکه دارای برگ تحویل گواهی شده باشند و هزینه جانبی بیمه عمومی نیز از خدمت گیرنده دریافت شده، باشد بیمه عمومی تعلق میگیرد.
*خدمت دهنده باید برای کلیه مرسولات قبول شده در خدمات ثبتی که حق بیمه عمومی از آنها دریافت شده باشد بهاستثناء کیسه M معادل ۱۲ برابر کرایه پستی پرداختی و برای کیسه M (کیسه مخصوص) معادل ۱۸ برابر کرایه پستی غرامت عمومی پرداخت کند.
*خدمت دهنده باید به مرسولات پستی بیمه شده در سه سطح بیمه عمومی بیمه خاص و بیمه باارزش اظهار شده، طبق شرایط مندرج در بیمه هر سطح غرامت پرداخت کند.
*گیرنده و یا فرستنده برای دریافت غرامت باید بهصورت الکترونیکی یا حضوری و به همراه مدارک مربوط شامل قبض رسید، مطالبه نامه و حسب مورد صورتجلسه بی ترتیبی حادث شده به دفاتر خدمت دهنده مراجعه و با اعلام شمارهحساب پیگیر وصول خسارت وارده به مرسوله پستی خود شود. خدمت دهنده موظف است حداکثر طی مدت پنجروز کاری پس از وصول مدارک غرامت مربوطه را به خدمت گیرنده پرداخت کند.
*حداکثر مهلت برای پیگیری مرسوله شش ماه از تاریخ تحویل به اپراتور است.
هزینه بر اساس SDR:
غرامت مرسولات پست نامه سفارشی بیمه نشده به جز کیسه M در صورت مفقود شدن یا آسیبدیدگی کامل ۳۰ SDR و کیسه M سفارشی ۱۵۰ SDR تعیین میشود. هزینهها و حقوق و عوارض پرداختی بهاستثناء نرخ خدمات تکمیلی حق ثبت به مبالغ مذکور اضافه میشود. تبصره: اگر قسمتی از یک مرسوله ثبتی مفقود شده یا آسیب ببیند خدمت گیرنده حق مطالبه غرامتی معادل ارزش واقعی مقدار مفقود شده یا آسیبدیده و به میزان حداکثر تا سقف ۳۰ SDR و ۱۵۰ SDR برای موارد فوق را دارد.
غرامت امانات بیمه نشده حداکثر برای هر امانت ۴۰ SDR و بهازای هر کیلوگرم ۴٫۵ SDR است.
در صورت مفقود شدن یا آسیبدیدگی کامل یک مرسوله بیمه شده خدمت دهنده موظف است باتوجهبه سطح بیمه، غرامتی معادل ارزش بیمه اظهار شده با معیار SDR به خدمت گیرنده پرداخت کند.
تبصره: اگر قسمتی از یک مرسوله بیمه شده مفقود شود و یا آسیب ببیند خدمت دهنده موظف است غرامتی معادل ارزش واقعی مقدار سرقت شده یا آسیبدیده را به خدمت گیرنده پرداخت کند
این غرامت در هیچ حالت از ارزش بیمه شده با معیار SDR بالاتر نمیباشد.
غرامت:
اگر یک مرسوله ثبتی بدون درج علت عدم توزیع برگشت داده شود خدمت گیرنده میتواند علاوه بر غرامت هزینههای پرداختی را نیز مطالبه کند.
اگر یک امانت ثبتی بدون درج علت عدم توزیع برگشت داده شود خدمت گیرنده میتواند علاوه بر غرامت و هزینههای پستی، مخارج مترتبه برای برگشت امانت را نیز مطالبه کند.
فرایند دریافت غرامت مشابه مورد مرسولات داخله است.
حداکثر مهلت برای پیگیری مرسوله شش ماه از تاریخ تحویل به اپراتور است.
الزامات و تعهدات خدمت دهنده
خدمت دهنده موظف است:
- همزمان با شروع ارائه خدمات سامانه مناسب برای اندازهگیری پارامترهای کیفیت خدمت مندرج در موافقتنامه سطح خدمات را برای خدمت گیرنده از قبیل مدتزمان سیر غرامت متعلقه و نحوه پیگیری و ثبت شکایات فراهم سازد.
- بر اساس استانداردهای اعلام شده پارامترهای کیفیت خدمت مندرج در موافقتنامه سطح خدمات را اندازهگیری و نتایج را بهصورت فصلی به سازمان گزارش کند.
- خدمت گیرنده را در هنگام دریافت خدمات نسبت به حقوق خود از قبیل تعهدات پرداخت غرامت مدتزمان سیر و مدتزمان پرداخت غرامت در خدمت مورد درخواست خود مطلع کند.
مواردی که شامل پرداخت غرامت نمیشوند:
- خدماتدهنده در صورت وقوع حوادث غیرمترقبه تا زمان رفع آن مشروط بر اینکه وقوع آن را دراسرعوقت به سازمان اعلام کند، فقط در محل وقوع حوادث غیرمترقبه مسئولیت قراردادی مقرراتی و یا پروانهای نخواهد داشت. در این صورت واحدهای مبادله یا مقصد باید بلافاصله مراتب و اسناد و مدارک ضروری را جهت اطلاع دفتر مبدأ تهیه و ارسال کنند.
تبصره ۱: در صورت وقوع حوادث غیرمترقبه فقط قراردادهای منعقده خدمت دهنده در محل وقوع حادثه و تا پایان شرایط مرتبط با حوادث غیرمترقبه به حالت تعلیق در خواهد آمد.
تبصره ۲: تشخیص وقوع یا عدم وقوع حوادث غیرمترقبه و پایان یافتن آن با مراجع ذیربط و اعلام سازمان است. - در زمانی که خدمت گیرنده خود در هنگام ارسال مرسوله مرتکب خطایی شده باشد خدمت دهنده در قبال آن مسئولیتی نخواهد داشت.
خطاهای خدمتگیرنده
مهمترین خطاهایی که ممکن است از طرف خدمت گیرنده صورت گیرد، بهقرار زیر است:
- ادعای خدمت گیرنده مبنی بر مفقود شدن مرسوله زمانی که مرسوله از طریق خدمات عادی ارسال شده و هیچ ثبتی برای آن صورت نگرفته و یا گواهی تحویلی نیز صادر نشده باشد.
- درصورتیکه محتویات مرسوله شکستنی بوده و خدمت گیرنده این مطلب را به متصدیان قبول اعلام نکند.
- درصورتیکه مرسوله حاوی مواد فاسدشدنی باشد و خدمت گیرنده این مطلب را به متصدیان قبول اعلام نکند.
- درصورتیکه مرسوله توسط مراجع قانونی توقیف یا معدوم شده باشد.
سایر موارد
- سازمان موظف است ظرف مدت ۶ ماه دستورالعمل مرتبط با منشور اخلاق حرفهای و تکریم اربابرجوع مرتبط با ارائه خدمات پستی را تهیه و به کمیسیون ارائه کند. این دستورالعمل پس از تصویب در کمیسیون بهعنوان پیوست موافقتنامه پروانه اپراتور ارائهکننده خدمات پستی بوده و رعایت مفاد آن الزامی خواهد بود.
- خدمت دهنده باید ضوابط و چارچوبهای تعیین شده در این مصوبه را در موافقتنامههای سطح خدمات پستی ارائه شده به خدمت گیرندگان به طور کامل رعایت کند.
- خدمت دهنده نباید در مورد خدمات مشابه و شرایط یکسان در توافقنامههای سطح خدمات پستی هیچ تبعیضی بین خدمت گیرندگان قائل شود.
- هرگونه توافق اضافه بر شرایط مندرج در این مصوبه بین خدمت دهنده و خدمت گیرنده با رعایت شرایط رقابتی و حقوق طرفین بلامانع است. در این حالت سازمان نسبت به توافقات اضافی تعهدی نخواهد داشت.
امیدواریم این مطلب برای شما مفید بوده باشد. برای مطالب بیشتری از این دست با تاپین بلاگ همراه باشید.
هنوز نظری ثبت نشده،نظر خود را ثبت کنید!